Auftragsbestätigungen prüfen sich nicht von selbst. Bis jetzt.
Confirmatic gleicht jede Auftragsbestätigung automatisch gegen Ihre Bestellung ab. Ihr Einkauf sieht nur noch die Abweichungen, die wirklich eine Entscheidung brauchen – nicht die 90 Prozent, die passen.
- Für Einkaufsabteilungen im deutschen Mittelstand
- DSGVO-konform & in Deutschland gehosted
- Kompatibel mit SAP & anderen ERP-Systemen
ConfirmaticBestellungen
| Bestellnummer | Lieferant | Bestellwert (netto) | Status |
|---|---|---|---|
| 4500100011 | Siemens AG | 45.200,00 € | Bestätigt |
| 4500100012 | Festo SE & Co. KG | 12.800,00 € | Bestätigt |
| 4500100013 | Bosch Rexroth AG | 67.500,00 € | Abweichung |
| 4500100014 | SKF GmbH | 8.900,00 € | Wartend |
Bestätigungen
| Name | Lieferant | Wert (netto) | Status |
|---|---|---|---|
| AB-10011 | Siemens AG | 45.200,00 € | Übereinstimmung |
| AB-10012 | Festo SE & Co. KG | 12.800,00 € | Übereinstimmung |
| AB-10013 | Bosch Rexroth AG | 67.500,00 € | |
| AB-10014 | SKF GmbH | 8.900,00 € | Teilbestätigung |
Bestellung 4500100013 · Bosch Rexroth AG
Manuelle AB-Prüfung kostet Ihren Einkauf jede Woche Stunden. Ohne einen Cent Gegenwert.
9 Stunden
pro Woche für den manuellen AB-Abgleich
– mehr als ein voller Arbeitstag.
* Bei rund 35 Auftragsbestätigungen pro Woche und 15 Minuten Prüfzeit im Schnitt kommt ein:e Sachbearbeiter:in Einkauf auf über 9 Stunden.
Prüfzeit pro Auftragsbestätigung im Schnitt, von Hand
unentdeckte Preisabweichungen bei rein manueller Prüfung
bis eine verspätete Lieferung durch eine unbeachtete AB auffällt
Das muss nicht so bleiben.
Vom Posteingang zur Ampelübersicht — in 3 Schritten.
Confirmatic übernimmt den Abgleich von Auftragsbestätigung und Bestellung vollständig. Ihre Einkäufer greifen nur ein, wenn eine Abweichung außerhalb Ihrer Toleranz liegt.
Bestellungen einmal übergeben
Ihre offenen Bestellungen kommen als CSV-Export aus dem ERP. Einmal einrichten, danach läuft der Export automatisch.
Auftragsbestätigungen weiterleiten
Sie leiten die AB-Mail an Ihre Confirmatic-Adresse weiter, oder Sie richten eine Weiterleitungsregel ein. PDF-Anhang und E-Mail-Text werden beide gelesen.
Nur Ausnahmen bearbeiten
Jeden Morgen sehen Sie eine Auswertung: bestätigt, abweichend, überfällig, keine AB eingegangen. Bestätigungen innerhalb Ihrer Toleranzen sind bereits erledigt.
Was Confirmatic bei jeder Auftragsbestätigung prüft.
Preis
Bestätigter Preis gegen Bestellpreis, je Position. Abweichungen fallen auf, bevor die Rechnung in die Buchhaltung geht, nicht erst in der Rechnungsprüfung.
Menge
Teilbestätigungen, geänderte Verpackungs- und Mindestabnahmemengen, stillschweigend aufgerundete Positionen.
Termin
Bestätigter gegen bestellter Liefertermin, inklusive Verschiebungen in nachträglich geänderten Auftragsbestätigungen.
Vollständigkeit
Bestellungen, zu denen nach einer von Ihnen gesetzten Frist keine Auftragsbestätigung eingegangen ist.
Die Regeln setzen Sie. Nicht der Algorithmus.
In Confirmatic hinterlegen Sie Toleranzen je Materialgruppe oder Kritikalität: zulässige Preisabweichung in Prozent, zulässige Terminabweichung in Tagen, Umgang mit Teilbestätigungen. Confirmatic wendet diese Regeln an. Immer gleich, auch in der Vertretung, auch bei 400 Bestätigungen im Monat.
Einheitliche Bewertung
Die Abteilung entscheidet nach einer Linie, nicht nach Tagesform.
Übergabe ohne Einarbeitung
Wer die Vertretung übernimmt, sieht Regel, Verlauf und offene Klärung am Vorgang.
Prüfbar
Welche Regel wann auf welche Abweichung angewendet wurde, ist im Audit-Log nachvollziehbar — für interne Revision und Wirtschaftsprüfung.
In der ersten Woche einsatzbereit.
Ausbaufähig, wenn Sie es brauchen.
Ohne IT-Projekt beginnen
In wenigen Tagen produktiv – ohne Wartezeit auf Ihre IT.
- CSV-Import Ihrer offenen Bestellungen
- AB-Empfang per E-Mail (PDF und Text)
- Vollständige Abgleich- und Eskalationslogik
- In wenigen Tagen einsatzbereit
Tiefer in die Systemlandschaft
Wächst mit – sobald Ihre IT bereit ist.
- Direkte ERP-Anbindung (z. B. SAP)
- EDI-Kanäle, wo Lieferanten sie anbieten
- Status- und Abweichungs-Rückschreibung ins ERP
- Anbindung an Ihr Ticket-/Klärfallsystem
* Phase 2 ist ein Angebot, keine Voraussetzung. Betriebe, die dauerhaft in Phase 1 bleiben, arbeiten damit vollständig.
Was Einkäufer uns oft fragen.
Testen Sie Confirmatic an einem Beispiel aus Ihrem Einkauf.
Wir vereinbaren einen kurzen Termin (ca. 30 Minuten). Wenn Sie möchten, können Sie uns vorab ein oder zwei anonymisierte Auftragsbestätigungen samt zugehöriger Bestellungen schicken – im Gespräch sehen Sie den Abgleich an Ihren eigenen Daten.
- Keine Vorbereitung nötig – wir kommen mit konkreten Fragen.
- Wählen Sie direkt einen freien Termin im Kalender.
- Vertraulich – NDA auf Wunsch vorab.
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